walaupun sudah banyak refrensi yang bertebaran diinternet tentang materi serupa, saya akan tetap memposting tulisan ini..hahahhahaha.."ngeyel"
oklah.. ini dia makalah yang telah saya buat
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Massalah
Mengelola sebuah proyek bukan hanya berbicara teknis. Komunikasi dan teamworking yang buruk, kurangnya dukungan manajemen atau buruknya perencanaan merupakan alasan utama kegagalan.
Manajemen Proyek berkembang semakin besar dan rumit dewasa ini baik dari segi fisik maupun biaya. Pada prakteknya suatu proyek mempunyai keterbatasan akan sumber daya, baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Hal ini membutuhkan suatu manajemen proyek mulai dari fase awal proyek hingga fase penyelesaian proyek. Dengan meningkatnya tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumberdaya maka dibutuhkan juga peningkatan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi.
Perencanaan dan Pengendalian Biaya dan Waktu merupakan bagian dari manajemen proyek konstruksi secara keseluruhan. Selain penilaian dari segi kualitas, prestasi suatu proyek dapat pula dinilai dari segi biaya dan waktu. Biaya yang telah dikeluarkan dan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan harus diukur secara kontinyu penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan biaya dan waktu yang signifikan mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Dengan adanya indikator prestasi proyek dari segi biaya dan waktu ini memungkinkan tindakan pencegahan agar proyek berjalan sesuai dengan rencana.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah yang akan dipelajari dalam penyusunan makalah ini adalah:
1. Pengertian dari manajemen proyek ?
2. Bagaimana ruang lingkup manajemen proyek?
3. Metode yang digunakan dalam manajemen proyek ?
1.3. Maksud dan Tujuan Makalah
Tujuan penyusunan makalah yang yang bertema tentang pandangan Islam terhadap pendidikan ini adalah:
1. Mengkaji pengertian, tujuan, dan ruang lingkup manajemen proyek
2. Mengetahui kinerja biaya dan waktu pada Proyek
BAB II
PEMBAHASAAN
2.1Manajemen Proyek Terintegrasi
Mengintegrasikan manajemen proyek meliputi koordinasi semua area pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek (kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).
Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart, dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan maanajemen pengadaan.
Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi :
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang berhubungan.
Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.
Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah proyek adalah :
1. Pimpinan proyek
2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang akan dibangun.
3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya yang dibutuhkan proyek.
4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ), dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.
Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder. Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek, karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:
1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar. Sementara Direktur Keuangan hanya mampu mengalokasikan dana untuk membangun sistem yang kecil.
2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2 bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam waktu 4 bulan.
3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang mengelola transaksi pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan sistem yang mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya.
2.2 Perencanaan Proyek
Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek, waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan.
Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya, terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang dikerjakan anggota tim lainnya.
Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab.
2.3 Pelaksanaan Proyek
Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-masing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek, menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.
2.4 Pengendalian Proyek
Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi, menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
2.5. 9 knowledge area selama siklus hidup proyek:
1. Ruang Lingkup Manajemen proyek
Ruang lingkup adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahap inisiasi, perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen ruang lingkup meliputi :
a) Initiation.
Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari proyek.
b) Perencanaan ruang lingkup/Planning.
Peran WBS paling banyak pada tahap ini, yaitu:
1. Perencanaan Lingkup : Proses perencanaan lingkup tentang bagaimana WBS akan dibuat dan didefinisikan.
2. Pendefinisian lingkup : mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas-aktivitas lebih kecil yang deliverable dan komponen yang manageble. Tim proyek membuat Work Breakdown Structure (WBS) dalam peroses ini.
3. Definisi Aktifitas : WBS adalah sumber input pada proses ini dan menjadi komponen kunci atas perencanaan proyek
4. Perkiraan Biaya : WBS sebagai input pada proses ini.
5. Perencanaan biaya : WBS sebagai input pada proses ini dan WBS mengidentifikasi project deliverables dengan biaya yang dialokasikan.
6. Perencanaan Sumber Daya Manusia : WBS adalah sumber input pada proses ini dan menjadi kunci utama perencanaan proyek.
7. Identifikasi risiko : WBS mengidentifikasi project deliverables yang harus dievaluasi atas kejadian risiko
8. Perencanaan Mitigasi Risiko : WBS dapat diupdate untuk dimasukkan pekerjaan dan deliverables yang diperlukan dalam rangka manajemen risiko.
9. Rencana Perolehan dan Pengadaan : WBS adalah input atas proses ini.
c) Monitoring and Controlling/ pengendalian
1) Verifikasi Lingkup : WBS memfasilitasi proses penerimaan secara resmi atas deliverable yang telah selesai
2) Kendali lingkup : WBS adalah sumber input pada proses ini, yang menjadi komponen utama dalam perencanaan proyek.
3) Penting untuk melakukan adjusment atas WBS jika ada perubahan lingkup proyek sedemikian perubahan yang akan datang akan berdasarkan atas update yang disetujui berdasarkan project baseline. WBS meningkatkan kemampuan project manager untuk menilai dampak atas perubahan lingkup.
4) Kendali biaya : Pembuatan WBS menunjukkan titik terbaik dalam hierarki atas deliverables dimana implementasi kendali biaya
2. Manajemen Waktu
Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan dalam manajemen waktu adalah :
a) Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian.
b) Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap aktivitas.
c) Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas, diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
d) Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya.
e) Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.
3. Manajemen Biaya
Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya adalah :
a) Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya)
b) Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar dana yang diperlukan
c) Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
d) Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah pengendalian jika terdapat perubahan anggaran.
4. Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen kualitas diperlukan pada tahan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi:
a) Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus dipenuhi
b) Jaminan kualitas, yaitu melakukan
c) Pengendalian kualitas, yaitu
5. Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya manusia diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses manajemen sumberdaya manusia meliputi :
a) perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output dari aktivitas ini adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi pekerjaan dan proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).
b) Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun
c) Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.
6. Manajemen Komunikasi
Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan. Manajemen komunikasi diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan proses penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi:
a) Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya.
b) Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada stakeholder tepat waktu.
c) Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan pengukuran kemajuan proyek.
d) Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan laporan secara menyeluruh pada penyerahan proyek.
7. Manajemen Resiko
Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen resiko diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang tercakup dalam manjemen resiko adalah :
a) Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen resiko.
b) Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan memiliki pengaruh terhadap proyek dan mendokumentasikannya.
c) Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui, mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang pelaksanaan proyek.
8. Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari manajemen pengadaan ini meliputi :
a) Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan kerja.
b) Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi permintaan produk dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal(RFP) dan mengembangkan kriteria evaluasi.
c) Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
d) Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek suplier dan negosiasi kontrak.
e) Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.
9. TOOLS
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Manajemen yang terintegresi sangat penting bagi banyak proses dalam manajemen proyek. Tanpa WBS yang benar, maka akan banyak proses menjadi simpang-siur sehingga output hasil proses menjadi tidak mewakili keseluruhan lingkup pekerjaan.
DAFTAR PUSTAKA
Begitu banyaknya kekurangan dari makalah ini dikarenakan saya pun masih dalam proses belajar,
terima kasih telah membaca,,hehehehe
Tidak ada komentar:
Posting Komentar